為了更好地理解信息交流對于管理控制的作用，我們可以拿圖書館打個比方：盡管一個圖書館中可能藏書幾百萬冊，但是讀者如果不能快速找到他們所需要的數，這樣的圖書館對他們一點作用也沒有。這就是為什么圖書館花大量的時間來編制書籍的目錄，并保證所還書籍放回原處。今天的組織就能像一個充滿書籍的圖書館，根本就不缺乏數據。但是缺乏處理數據的能力，也就是說，缺乏將正確的數據在需要的時候送給正確的人。一個圖書館如果有你所要的書，但卻不能找到它或是花幾周的時間才能找到它，那么這個圖書館可能毫無用處。而管理信息系統則不同，它具有按一定方式阻止好的數據，而且可以在一個合理的時間內查找這些數據。數據對管理者來說是沒有什么用處的。只有經過分析和處理的數據才變為信息。管理信息系統就是采集數據并將其轉換成對管理者可用的信息。
 

        現代企業VI設計控制系統需要信息交流，控制過程可以被看成是一種對信息的處理過程，這一過程主要包括以下三個環節：
        •輸入環節：捕獲或收集來自企業內部或外部環境的原始數據；
        •處理環節：將原始輸入的數據轉換成更具有意義，更有用的形式；
        •輸出環節：將經過處理的信息傳遞給有關人員或用于生產活動中。