訂房人員要先確定可供銷售房間的使用狀況，以知道是否接受或謝絕訂房要求。
    如果房間可供銷售，通常酒店營銷部會接受顧客的訂房要求。而訂房人員需即時將詳細資料記載在訂房記錄中或電腦資料庫中。
 

（1）謝絕訂房的狀況
1）酒店可能無法在訂房日期滿足顧客特殊的住宿要求。
2）酒店已經客滿。
3）顧客已被列入黑名單（該顧客已被酒店管理部門列入黑名單中，無論任何均不受歡迎）。
（2）禮貌與程序
當謝絕訂房要求時，訂房人員的態度應該是禮貌的，且應該遵循下列程序：
1.無法滿足顧客特殊的住宿要求，應對顧客表示表示歉意并說明其要求是無法提供的，試著幫他改變要求或變更日期。假如顧客不接受，可再提供其他相關姊妹酒店作為另一種選擇。
2.客滿時，道歉并說明酒店已經客滿，建議顧客改變要求、日期或提供本集團的其他酒店。整理因為客滿而謝絕訂房的顧客歷史資料并建檔保存。
3.顧客在黑名單中，查看顧客先前是否有不良付款記錄或其行為是否讓人討厭等，若有，謝絕訂房，并將相關信息提供給接待人員以作參考。